Tietosuojaseloste

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky:n tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 19.5.2018 ja sitä päivitetään tarpeen vaatiessa. Viimeisin päivitys on tehty 11/2020 uuden huutokauppajärjestelmän julkaisun myötä.

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky on sitoutunut noudattamaan palveluissaan ja toiminnassaan tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita.Tässä tietosuojaselosteessa kerromme miten käytämme, säilytämme ja rajatuissa tilanteissa luovutamme kolmannelle osapuolelle henkilötietojasi. Kerromme myös mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojasi koskien.

1. Rekisterinpitäjä

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky (myöhemmin selosteessa Vilin valinta)
Myllykatu 8, 2. krs
70110 Kuopio

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky/Jarkko Ahokas
Myllykatu 8, 2. krs, 70110 Kuopio
puh. 044 722 0750
jarkko@vilinvalinta.fi

2. Rekisteröidyt – kenen tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, mikäli olet Vilin valinnan:

  • Asiakas, jonka tavaroita myymme huutokaupassamme
  • Perinteiseen huutokauppaan huutonumerolla osallistunut asiakas
  • Etähuutokauppaan (Teamsin tai huutokauppajärjestelmän kautta) osallistunut asiakas
  • Ennakkotarjouksen (sähköpostilla tai huutokauppajärjestelmän kautta) jättänyt asiakas
  • Antanut suostumuksesi sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen
  • Asiakas, jolle on lähetetty ostamiasi tavaroita
  • Yhteistyökumppani
  • verkkosivujen tai muiden internetpalveluidemme (esim. some-kanavat) käyttäjä

Asiakkaiden, joiden tavaroita myymme huutokaupassamme, tietoja kerätään asiakasmaksujen maksamista varten. Näitä tietoja ovat asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä tilinumero, mahdollisesti myös yritystiedot.

Perinteiseen huutokauppaan huutonumerolla osallistuneelta asiakkaalta kerätään nimi ja puhelinnumero ylös huutonumerolistaan. Tarkistamme tässä yhteydessä myös henkilöllisyystodistuksen, mutta siitä emme ota mitään tietoja ylös. Huutonumerolista tuhotaan 6kk huutokaupan jälkeen.

Etähuutokauppaan Teamsilla osallistuneelta asiakkaalta kerätään nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ylös sekä mahdollista tavaroiden toimitusta varten osoitetiedot. Etähuutokauppalista tuhotaan 6kk huutokaupan jälkeen.

Etähuutokauppaan uuden Huutokauppa -järjestelmän kautta osallistuneilta asiakkailta kerätään maksukortin tiedot henkilöllisyyden varmentamista varten, nimi, puhelinnumero sekä joissain tapauksissa myös kotiosoite. Lisäksi keräämme tiettyjä teknisiä palvelun käyttöön liittyviä tietoja (esim. evästeiden välityksellä kerättyjä tietoja, kuten IP-osoite).

Ennakkotarjouksen jättäneeltä asiakkaalta kerätään nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti kotiosoite (toimitusta varten). Tiedot tuhotaan 6kk huutokaupan jälkeen.

Jos olet antanut suostumuksesi sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen, meillä on sinusta kerättynä vain sähköpostiosoitteesi ja mahdollisesti nimesi.

Jos sinulle on lähetetty ostamiasi tavaroita, meillä on mahdollisesti tiedossa nimesi, puhelinnumerosi sekä osoitteesi. Tämän tietosuoja-asetuksen myötä tarkistamme näiden henkilötietojen tilanteen ja hävitämme ne, mikäli niille ei ole enää tarvetta. Tiedot hävitetään viimeistään 6kk huutokaupan jälkeen.

Jos olet yhteistyökumppani, meillä on kerättynä tietona organisaatiosi nimi sekä yhteyshenkilö ja tämän puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Lisäksi meillä on tiedoissamme organisaatiosi osoite. Lisäksi asiakasmaksuja varten tiedossamme on myös tilinumero.

Verkkosivujen ja some-kanavien vierailijoista keräämme teknistä tietoa sivustomme käytön analysointiin, tilastolliseen seurantaan ja sisällön kiinnostavuuden arviointiin. Tietojen avulla voimme parantaa verkkosivuston toimivuutta, suunnitella sinulle hyödyllisempää ja kiinnostavampaa sisältö. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä sivustollamme suoritettuja toimintoja voida liittää tiettyyn henkilöön. Voit estää verkkokäyttäytymiseesi perustuvien mainosten näyttämisen poistamalla ja kieltämällä evästeet selaimellasi. Näiden tietojen keräämiseen käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka osaltaan vastaa ko. palveluiden tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen. Vilin valinnassa ainoastaan nimetyillä henkilöillä on pääsy ko. tietoihin.

Rekisteröityjen tietoja on sekä sähköisesti mm. verkkopankissa sekä huutokauppajärjestelmässä että paperisena lukitussa tilassa.

Me emme käsittele mitään arkaluonteisina pidettäviä tietoja, vaan ainoastaan ns. tavanomaisia henkilötietoja. Henkilötunnustasi emme tule kysymään verkon välityksellä missään välissä. Keräämme kaikki tiedot suoraan asiakkailta heidän rekisteröityessä palveluun tai kun tekevät muutoin sopimuksen kanssamme. Tietoteknisiä tietoja kerätään evästeiden välityksellä, kun asiakas vierailee Vilin valinnan sivuilla. Näitä tietoja ei kuitenkaan käytetä muuta kuin sivuston toiminnan parantamiseksi.

Henkilötiedot kerätään sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi tai sopimuksen solmimiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle alempana mainittujen velvoitteiden täyttämiseksi, mikäli se on välttämätöntä tässä tarkoituksessa. Mikäli henkilötietojen antaminen on välttämätöntä sopimuksen tekemiseksi, tästä ilmoitetaan merkitsemällä henkilötiedot pakolliseksi (esim. Käyttämällä * merkkiä). Voit tällöinkin jättää antamatta henkilötietojasi, mutta emme siinä tapauksessa välttämättä voi solmia kanssasi sopimusta tai toimittaa pyytämiäsi palveluita.

 

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään huutokauppojen ja niissä myynnissä olevien tavaroiden perusteella, käyttötarkoitus riippuu siitä, oletko yhteistyökumppani, osallistunut asiakas, asiakas, jonka tavaroita myydään tai asiakas, jolle lähetetään tavaroita.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, kuten huutonumeroiden luovuttamiseen, asiakasmaksujen hoitamiseen, tilavarausten tekemiseen sekä ostettujen tavaroiden lähettämiseen. Rekisteröidyn tietoja käsittelee ainoastaan Vilin valinnan yrittäjä ja työntekijät sekä myöhemmin mainitut palveluntarjoajat, joiden kanssa Vilin valinta tekee yhteistyötä.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasmaksurekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • tilinumero
  • joissain tapauksissa myös osoite

Huutonumerolista

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite (etähuutokaupassa)

Etähuutokauppa huutokauppajärjestelmän kautta

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Maksukortin tiedot (henkilöllisyyden varmentamiseksi ja asiakkaan halutessa myös maksujen suorittamiseksi)
  • osoitetiedot
  • sähköpostiosoite

Tavaroiden lähetys

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • mahdollisesti sähköpostiosoite

Yhteistyökumppanit

  • yhteistyötaho ja sen yhteystiedot
  • yhteyshenkilön/-den nimi ja yhteystiedot (työpuhelin, -osoite ja -sähköposti)

Uutiskirjeen tilaaja

  • Sähköpostiosoite
  • (nimi)

Verkkosivujen ja some-kanavien käyttäjät

  • Kerättävät tiedot
    • URL-reitti sivustolla
    • Vierailun ajankohta
    • Selaintyyppi ja -versio
    • Laitetyyppi
    • IP-osoite (tallentuu Google Analyticsiin, mutta Vilin valinta ei pääse siihen käsiksi. Verkkosivujemme kautta kuitenkin Google voi saada tietoosi IP-osoitteesi)
  • Vilin valinta ei siis kerää henkilötietoja verkkosivujen tai some-kanavien kautta
    • Tietoja kerätään esimerkiksi markkinoinnin kohdentamista varten.
    • Evästeiden avulla voimme esimerkiksi ylläpitää ja seurata asiakkaidemme mieltymyksiä, turvata palveluitamme paremmin, tunnistaa teknisiä ongelmia sekä valvoa palveluidemme kokonaissuoritusta.
  • Vilin valinta ei säilytä verkkosivujen kautta saatua tietoja, vaan ne hankitaan kolmannen osapuolen (Google Analytcis, Auction Mobility) kautta ja Vilin valinta toimii vain tietojen käsittelijänä juuri markkinoinnin kohdentamisen apuna. Kaikkia käyttämiämme evästeitä hallinnoivat kolmannet osapuolet. Voit katsoa näiden kolmansien osapuolten omat tietosuojaselosteen saadaksesi lisätietoja heidän suorittamastaan henkilötietojen käsittelystä. Evästetiedoista ei kuitenkaan voi yksilöidä henkilöitä eikä näin ollen evästeiden kautta yksilöidyt henkilötiedot päädy kolmansille osapuolille. Voit milloin tahansa estää tai kieltää evästeiden käytön käyttämäsi selaimen asetuksista. Jos kuitenkin estät kaikki evästeet, et välttämättä pysty enää käyttämään kaikkia verkkosivustomme tai palveluidemme ominaisuuksia tai toimintoja. Lisätietoja evästeiden hallinnasta ja niiden poistamisestä löydät osoitteesta  http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/.

4. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on alla mainitut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jarkko@vilinvalinta.fi tai kirjeitse osoitteeseen

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky
Myllykatu 8, 2.krs, 70110 Kuopio

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kertyvät asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta itseltään kasvotusten, sähköpostitse, huutokauppajärjestelmän kautta, puhelimitse tai some-kanavien kautta

6. Käsittelyn kesto

Rekistereiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Asiakasmaksutiedot poistetaan sen jälkeen, kun voimme varmuudella sanoa, ettei ko. henkilön tavaroita ole enää myynnissä huutokaupoissamme. Tavaroiden ostajan tiedot poistetaan tiedoistamme heti, kun lähetykset ovat saapuneet perille ja asiakas on maksanut ostoksensa.

Huutonumerolistat poistetaan 6kk huutokaupan jälkeen. Huutokauppa -järjestelmässä rekisteröitymistiedot pyritään poistamaan 6kk viimeisimmän osallistumasi huutokaupan jälkeen). Kirjautumistiedot (nimi, sähköposti) säilytämme pidempään, jotta asiakas voi halutessaan aina päästä samoilla tunnuksilla rekisteröitymään uuteen huutokauppaan. Asiakkailla on kuitenkin mahdollisuus poistaa tietonsa myös ennen tätä sekä pyytää poistamaan tiedot Vilin valinnan toimesta.

7. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä eli Vilin valinta ja tämän yrittäjät sekä kirjanpitoa hoitava tilitoimisto (Yrityspalvelu Ylöset Oy) käsittelevät Vilin valinnan toiminnan kautta saatuja henkilötietoja. Tilitoimistolle menee ainoastaan tieto asiakasmaksujen saajista eli tilitoimisto saa tietoonsa ainoastaan ko. henkilön nimen. Lisäksi teemme yhteistyötä seuraavien palveluntarjoajien kanssa:

Teemme yhteistyötä seuraavien palveluntarjoajien kanssa:

  1. Henkilöllisyyden todentamista ja maksupalvelujen tarjoamista varten Stripe (510 Townsend Street San Francisco, CA 94103, USA) käsittelee maksukortti- ja nimitietoja. Maksua ei kuitenkaan tarvitse suorittaa järjestelmän kautta, jolloin maksukortin tiedot tulevat vain henkilöllisyyden todentamiseksi. Stripe toimii yhteistyössä pankkien kanssa.
  2. Online huutokauppapalvelujen tarjoamiseksi Auction Mobility LLC (192 South Street Suite 600 Boston, MA 02111, USA) käsittelee asiakkaiden nimi- ja tunnistetietoja. Tiedot ovat kuitenkin kerättynä vain Vilin valinnan tarkoituksia varten, Auction Mobility hoitaa ainoastaan järjestelmän ylläpidon. Tiedot voidaan poistaa järjestelmästä heti asiakkaan näin toivoessa.

Rekisteröityjen tietoja ei luovuteta muille ilman rekisteröityjen kirjallista suostumusta, poikkeuksena mahdollisessa rikostutkinnassa viranomaisten pyytämät tiedot.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vilin valinta ei luovuta asiakastietoja Vilin valinnan ulkopuolelle muille kuin tässä tietosuojaselosteessa mainituille kolmansille osapuolille ilman asiakkaan kirjallista suostumusta. Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Vilin valinnan ulkopuolelle.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille, ellei soveltuvan lainsäädäntö sitä edellytä tai ellei se ole tarpeen palveluiden toteuttamiseksi. Uuden huutokauppajärjestelmän myötä käytämme kuitenkin ulkopuolisia palveluntarjoajia palveluiden toteuttamisessa, mistä johtuen saatamme ajoittain siirtää tai sallia pääsyn henkilötietoihisi alla listatuille palveluntarjoajille. Teemme yhteistyötä seuraavien palveluntarjoajien kanssa:

  1. Henkilöllisyyden todentamista ja maksupalvelujen tarjoamista varten Stripe (510 Townsend Street San Francisco, CA 94103, USA) käsittelee maksukortti- ja nimitietoja. Maksua ei kuitenkaan tarvitse suorittaa järjestelmän kautta, jolloin maksukortin tiedot tulevat vain henkilöllisyyden todentamiseksi. Stripe toimii yhteistyössä pankkien kanssa.
  2. Online huutokauppapalvelujen tarjoamiseksi Auction Mobility LLC (192 South Street Suite 600 Boston, MA 02111, USA) käsittelee asiakkaiden nimi- ja tunnistetietoja. Tiedot ovat kuitenkin kerättynä vain Vilin valinnan tarkoituksia varten, Auction Mobility hoitaa järjestelmän ylläpidon.

Lisäksi lakisääteisistä velvotteista johtuen saatamme joissain tilanteissa luovuttaa tietoja viranomaisille.

Vilin valinta käyttää siis huutokauppajärjestelmän kautta toimimiseen Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisia toimijoita. Tämä tarkoittaa siis sitä, että henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuoelle. Yllä on kuitenkin selkeästi avattu syyt ja tavat, joita käyttäen henkilötietoja mahdollisesti siirretään.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

  1. A) Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa/tilassa
  2. B) Sähköiset tiedot: Tietoihin on käyttöoikeus rajatusti ainoastaan Vilin valinnan valituilla työntekijöillä ja kaikkiin tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan käyttäjätunnuksen avulla. Lisäksi huutokauppajärjestelmän tarjoaman yrityksen valituilla henkilöillä on pääsy tietoihin, mikäli Vilin valinnan toiminta ja järjestelmän toimivuus sitä vaatii. Tietoja ei kuitenkaan käytetä mihinkään muuhun kuin Vilin valinnan huutokauppoihin.

Vilin valinta huolehtii laitteidensa tietoturvasta ja palomuurien ajantasaisuudesta.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta Ky ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky/Jarkko Ahokas
Myllykatu 8, 2. krs, 70110 Kuopio
puh. 044 722 0750
jarkko@vilinvalinta.fi

 

Viimeisin päivitys: 13.11.2020