Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky:n tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 19.5.2018 ja sitä päivitetään tarpeen vaatiessa.

1. Rekisterinpitäjä

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky (myöhemmin selosteessa Vilin valinta)
Sepänkatu 9 (postiosoite)    
70100 Kuopio

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky/Jarkko Ahokas 
Sepänkatu 9, 7000 Kuopio
puh. 044 722 0750
jarkko@vilinvalinta.fi

2. Rekisteröidyt – kenen tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, mikäli olet Vilin valinnan:

• Asiakas, jonka tavaroita myymme huutokaupassamme
• Perinteiseen huutokauppaan huutonumerolla osallistunut asiakas
• Etähuutokauppaan osallistunut asiakas
• Sähköpostilla ennakkotarjouksen jättänyt asiakas
• Antanut suostumuksesi sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen
• Asiakas, jolle on lähetetty ostamiasi tavaroita
• Yhteistyökumppani
• Verkkosivujen tai muiden internetpalveluidemme (esim. some-kanavat) käyttäjä

Asiakkaiden, joiden tavaroita myymme huutokaupassamme, tietoja kerätään asiakasmaksujen maksamista varten. Näitä tietoja ovat asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä tilinumero, mahdollisesti myös yritys. Perinteiseen huutokauppaan osallistuneelta asiakkaalta kerätään nimi ja puhelinnumero ylös huutonumerolistaan. Tarkistamme tässä yhteydessä myös henkilöllisyystodistuksen, mutta siitä emme ota mitään tietoja ylös. Huutonumerolista tuhotaan 6kk huutokaupan jälkeen.

Etähuutokauppaan huutokauppajärjestelmän kautta osallistuneelta asiakkaalta kerätään järjestelmään asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, korttitiedot (jos asiakas nämä antanut) sekä osoitetiedot (jos asiakas nämä antanut). Lisäksi järjestelmästä löytyy tieto, mihin huutokauppoihin asiakas on osallistunut, sekä kaikki hänen tarjouksensa kohteisiin.  

Sähköpostilla ennakkotarjouksen jättäneeltä asiakkaalta kerätään nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä mahdollisesti kotiosoite (toimitusta varten). Tiedot tuhotaan 6kk huutokaupan jälkeen.

Jos olet antanut suostumuksesi sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen, meillä on sinusta kerättynä vain sähköpostiosoitteesi.

Jos sinulle on lähetetty ostamiasi tavaroita, meillä on mahdollisesti tiedossa nimesi, puhelinnumerosi sekä osoitteesi. Tämän tietosuoja-asetuksen myötä tarkistamme näiden henkilötietojen tilanteen ja hävitämme ne, mikäli niille ei ole enää tarvetta.

Jos olet yhteistyökumppani, meillä on kerättynä tietona organisaatiosi nimi sekä yhteyshenkilö ja tämän puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Lisäksi meillä on tiedoissamme organisaatiosi osoite.

Verkkosivujen ja some-kanavien vierailijoista keräämme tietoa sivustomme käytön analysointiin, tilastolliseen seurantaan ja sisällön kiinnostavuuden arviointiin. Tietojen avulla voimme parantaa verkkosivuston toimivuutta, suunnitella sinulle hyödyllisempää ja kiinnostavampaa sisältö. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä sivustollamme suoritettuja toimintoja voida liittää tiettyyn henkilöön. Voit estää verkkokäyttäytymiseesi perustuvien mainosten näyttämisen poistamalla ja kieltämällä evästeet selaimellasi. Näiden tietojen keräämiseen käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka osaltaan vastaa ko. palveluiden tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen. Vilin valinnassa ainoastaan nimetyillä henkilöillä on pääsy ko. tietoihin.

Rekisteröityjen tietoja on sekä sähköisesti huutokauppajärjestelmässä ja esim. verkkopankissa että paperisena lukitussa tilassa. Sähköiseen säilytykseen on pääsy ainoastaan Vilin valinnan yrittäjillä.  

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään huutokauppojen ja niissä myynnissä olevien tavaroiden perusteella, käyttötarkoitus riippuu siitä, oletko yhteistyökumppani, osallistunut asiakas, asiakas, jonka tavaroita myydään tai asiakas, jolle lähetetään tavaroita.  

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, kuten huutonumeroiden luovuttamiseen, asiakasmaksujen hoitamiseen, tilavarausten tekemiseen sekä ostettujen tavaroiden lähettämiseen. Rekisteröidyn tietoja käsittelee ainoastaan Vilin valinnan yrittäjä ja työntekijät.

Asiakkaiden, joiden tavaroita myymme huutokaupassamme, tietoja kerätään asiakasmaksujen maksamista varten. Näitä tietoja ovat asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä tilinumero, mahdollisesti myös yritys.

Perinteiseen huutokauppaan huutonumerolla sekä etähuutokauppaan osallistuvien asiakkaiden tietoja kerätään huutonumeroita varten, jotta voimme varmentaa henkilöllisyyden sekä tarvittaessa olla puhelimitse yhteydessä, mikäli sähköpostitse ei yhteyttä saada.

Etähuutokauppaan osallistuneilta asiakkailta kerätään tiedot henkilöllisyyden varmentamista varten sekä huutajan oikeellisuuden varmistamiseksi. Asiakkaan antamia korttitietoja käytetään vain henkilöllisyyden varmentamiseksi eikä kortin tietoja käytetä mihinkään muuhun eikä sitä veloiteta automaattisesti missään vaiheessa.

Jos olet antanut suostumuksesi sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen, meillä on sinusta kerättynä vain sähköpostiosoitteesi.

Jos sinulle on lähetetty ostamiasi tavaroita, meillä on mahdollisesti tiedossa nimesi, puhelinnumerosi sekä osoitteesi. Tämän tietosuoja-asetuksen myötä tarkistamme näiden henkilötietojen tilanteen ja hävitämme ne, mikäli niille ei ole enää tarvetta.

Jos olet yhteistyökumppani, meillä on kerättynä tietona organisaatiosi nimi sekä yhteyshenkilö ja tämän puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Lisäksi meillä on tiedoissamme organisaatiosi osoite.

Verkkosivujen ja some-kanavien vierailijoista keräämme tietoa sivustomme käytön analysointiin, tilastolliseen seurantaan ja sisällön kiinnostavuuden arviointiin. Tietojen avulla voimme parantaa verkkosivuston toimivuutta, suunnitella sinulle hyödyllisempää ja kiinnostavampaa sisältö. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä sivustollamme suoritettuja toimintoja voida liittää tiettyyn henkilöön. Voit estää verkkokäyttäytymiseesi perustuvien mainosten näyttämisen poistamalla ja kieltämällä evästeet selaimellasi. Näiden tietojen keräämiseen käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka osaltaan vastaa ko. palveluiden tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen. Vilin valinnassa ainoastaan nimetyillä henkilöillä on pääsy ko. tietoihin.

5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasmaksurekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Yhteystiedot
• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• tilinumero
• joissain tapauksissa myös osoite

Huutokauppajärjestelmä

• Yhteystiedot
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Maksukortin tiedot (jos asiakas nämä antanut)
• Osoite (jos asiakas nämä antanut)
• Tieto mihin huutokauppoihin asiakas on osallistunut
• Kaikki kohteet, joita asiakas on huutanut (voitetut ja hävityt)

Manuaalinen huutonumerolista

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite (etähuutokaupassa)

Tavaroiden lähetys

• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• mahdollisesti sähköpostiosoite

Yhteistyökumppanit

• yhteistyötaho ja sen yhteystiedot
• yhteyshenkilön/-den nimi ja yhteystiedot (työpuhelin, -osoite ja -sähköposti)

Uutiskirjeen tilaaja

• Sähköpostiosoite

Verkkosivujen ja some-kanavien käyttäjät

• Kerättävät tiedot
• URL-reitti sivustolla
• Vierailun ajankohta
• Selaintyyppi ja -versio
• Laitetyyppi
• IP-osoite (tallentuu Google Analyticsiin, mutta Vilin valinta ei pääse siihen käsiksi. Verkkosivujemme kautta kuitenkin Google voi saada tietoosi IP-osoitteesi)
• Vilin valinta ei siis kerää henkilötietoja verkkosivujen tai some-kanavien kautta
• Tietoja kerätään esimerkiksi markkinoinnin kohdentamista varten.
• Vilin valinta ei säilytä verkkosivujen kautta saatua tietoja, vaan ne hankitaan kolmannen osapuolen (Google Analytcis) kautta ja Vilin valinta toimii vain tietojen käsittelijänä juuri markkinoinnin kohdentamisen apuna
   
  

4. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on alla mainitut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jarkko@vilinvalinta.fi tai kirjeitse osoitteeseen

Osto- ja myyntiliike Vilin valinta ky
Sepänkatu 9, 70100 Kuopio

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Huutokauppajärjestelmästä poistamme kaikki tiedot rekisteröidyn näin pyytäessä.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kertyvät asiakkailta ja yhteistyökumppaneilta itseltään huutokauppajärjestelmän kautta, kasvotusten, sähköpostitse, puhelimitse tai some-kanavien kautta

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Vilin valinnan ulkopuolelle. 

7. Käsittelyn kesto

Rekistereiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Asiakasmaksutiedot poistetaan sen jälkeen, kun voimme varmuudella sanoa, ettei ko. henkilön tavaroita ole enää myynnissä huutokaupoissamme.

Tavaroiden ostajan tiedot poistetaan tiedoistamme heti, kun lähetykset ovat saapuneet perille ja asiakas on maksanut ostoksensa.  

Manuaaliset huutonumerolistat poistetaan 6kk huutokaupan jälkeen. Huutokauppajärjestelmässä olevat tiedot pysyvät järjestelmässä siihen saakka, kunnes asiakas pyytää niiden poistoa tai kunnes huutokauppajärjestelmä otetaan kokonaan pois käytöstä. Tietoja ei kuitenkaan käytetä muuhun, kuin huutokauppaostosten tarkistamiseen sekä mahdolliseen yhteydenottamiseen huutokauppaostoksiin liittyen kunkin huutokaupan yhteydessä.

Huutokauppajärjestelmässä tiedot pysyvät siihen saakka, kunnes asiakas pyytää niiden poistoa tai järjestelmä otetaan kokonaan pois käytöstä. Järjestelmässä olevia asiakkaan tietoja ei kuitenkaan käsitellä muutoin kuin niissä huutokaupoissa, joihin asiakas on rekisteröitynyt ja joissa hän on tehnyt tarjouksia sekä asiakkaan käyttäjätunnuksen/kortin tietojen poistamisessa.  

8. Henkilötietojen käsittelijät

Ainoastaan rekisterinpitäjä eli Vilin valinta ja tämän yrittäjät sekä kirjanpitoa hoitava tilitoimisto (Yrityspalvelu Ylöset Oy) käsittelevät Vilin valinnan toiminnan kautta saatuja henkilötietoja. Lisäksi etähuutokauppajärjestelmän tarjoaja Auction Mobility hoitaa asiakkaiden käyttäjätilien/korttitietojen poistamisen pyynnöstämme, mutta muutoin he eivät käsittele asiakkaiden tietoja. Jos asiakkailla on ongelmia huutokauppajärjestelmän kanssa tai järjestelmässä ilmenee virhe, Auction Mobility saattaa pyytää ko. asiakkaan nimen/sähköpostiosoitteen, jotta voi paikantaa virheen järjestelmän lokitiedoista.

Tilitoimistolle menee ainoastaan tieto asiakasmaksujen saajista eli tilitoimisto saa tietoonsa ainoastaan ko. henkilön nimen. Rekisteröityjen tietoja ei luovuteta muille ilman rekisteröityjen kirjallista suostumusta.  

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vilin valinta ei luovuta asiakastietoja Vilin valinnan ulkopuolelle kolmansille osapuolille ilman asiakkaan kirjallista suostumusta.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Vilin valinnan huutokauppajärjestelmä on yhdysvaltalaisen Auction Mobilityn tarjoama. Huutokauppajärjestelmään annetut tiedot tulevat siis Auction Mobilityn tarjoamaan järjestelmään ja tiettyihin tietoihin on pääsy myös palveluntarjoajalla järjestelmän toimivuuden varmentamiseksi, ongelmien selvittämiseksi sekä asiakastietojen poistamista varten.

Muutoin Vilin valinta ei siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa/tilassa

B) Sähköiset tiedot: Tietoihin on käyttöoikeus rajatusti ainoastaan Vilin valinnan yrittäjillä ja kaikkiin tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan käyttäjätunnuksen avulla. Huutokauppajärjestelmässä tiettyihin tietoihin on pääsy myös palveluntarjoaja Auction Mobilityllä järjestelmän toimivuuden varmentamiseksi, ongelmien selvittämiseksi sekä asiakastietojen poistamista varten.

Vilin valinta huolehtii laitteidensa tietoturvasta ja palomuurien ajantasaisuudesta.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Vilin valinta ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Viimeisin päivitys: 30.8.2022